تتبع الدفعات من عرض السعر إلى العينة المستلمة

تبدأ التتبع بمعرفات متسقة. يجب أن يصف الاقتباس المادة وتعديل المواصفات؛ يجب أن يحدد الملصق الدفعة المقدمة؛ يجب أن يشير COA إلى تلك الدفعة واختباراتها. يجب أن تحافظ مستندات الشحن وسجلات الاستلام على الاتصال. إذا استخدم الموزع رمزا داخليا مختلفا، اطلب مرجعا متقاطعا موثقا بدلا من افتراض أن اسمين متشابهين متساويان.

وهذا مهم عند مقارنة العينات، أو تكرار تجربة، أو مراجعة طلب جماعي لاحق. التقييم الناجح لدفعة واحدة لا يثبت تلقائيا خصائص كل دفعة مستقبلية. سجل ما تم اختباره، وأي المستندات تمت مراجعتها، ومعايير القبول التي تم تطبيقها. يمكن لعملية البحث الدفعية لدينا أن توفر الوصول إلى التقارير المعتمدة للنشر، لكنها جزء واحد فقط من سلسلة المستندات. لا يحل محل تأهيل المورد، أو الاختبارات المستقلة عند الحاجة، أو قرارات الاستقبال والإفراج من منظمتك.

يجب أن تشرح عملية التتبع كيفية التعامل مع التصحيحات، وتغييرات المواصفات، وسحب المستندات. إذا تم مراجعة تقرير، حافظ على وضوح هوية المراجعة وتجنب استبدال السجل بشكل صامت بطريقة تربك القرارات السابقة. إذا تم إعادة تغليف مادة ما، أوضح كيف ترتبط معرفات الحاوية الجديدة بالدفعة المصدرية ومن هو الطرف المسؤول عن التوثيق الناتج.

بالنسبة لمشروع OEM، يجب أيضا أن تكون سجلات الموافقة على الأعمال الفنية والتغليف جزءا من السلسلة. يمكن أن تؤثر مراجعة الملصق على كيفية تفسير العميل للكمية أو قيود الاستخدام أو تعليمات التعامل. راجع تلك الحقول إلى جانب المواصفات الفنية بدلا من اعتبارها تصميما بصريا بحتا. حافظ على وجود التناقضات غير المحلولة ظاهرة حتى يتم الإجابة عليها. سجل الاستثناءات الشفاف أكثر فائدة من مجلد كامل المظهر مجمع من ملفات غير مرتبطة. الهدف هو جعل المادة وأدلتها قابلة للمراجعة عند كل عملية تسليم، بما في ذلك الموافقة على العينة، وإصدار الإنتاج، والاستلام.